公式太难，手动太慢，这才是 NO.1 的 Excel 整理工具

每年公司的行政人事部，都会对公司的活动经费进行规划，以及预算审核。

不同部门，在不同月份，活动经费的数额可能不同。

活动经费是指举办活动所需要各种开销的费用。例如组织参加活动的人员经费、场所经费、设备经费等所有针对活动的费用。

为了方便登记、查看、以及打印，他们会将表格制作成如下图的样子。

这样看起来比较直观，部分表哥表姐也喜欢把表格做成这种样式。

但是如果需要更快速地分析活动经费的分配情况，将其整理为一维表的格式，然后利用数据透视表分析，可能更加合适。

那如何整理上述数据呢？

如果你是 Office365 的话，可以直接使用 Vstack 函数，将不同的数据区域，按照竖直方向进行拼接。

=VSTACK一月,二月,三月,四月,五月,六月,七月八月,九月,十月,十一月,十二月)

注：对应区域事先做好了区域命名。

如果你不是 Office365，直接使用传统 Excel 函数做法，很难做出来。这时，就需要用到数据整理的利器 ——PoweQuery。

下面我来简单介绍一下它的做法。

温馨提示：本文会涉及几个简单的 M 函数，不会 M 函数的小伙伴也不用担心，大致有个印象就可以。

PQ 需要 Office2016 及以上版本。M 函数是 PQ 中所使用的函数。

1、具体操作

我们事先进行预处理操作，导入表，筛选去掉列中的表头和 null（空）值。

❶ 将数据导入到 PQ 编辑器中。

全选数据区域，在【数据】选项卡中，选择【来自表格 / 区域】-创建表-【确定】，进入 PQ 编辑器。

❷ 单击部门的筛选下三角，取消勾选【部门】和【null】，单击【确定】按钮。

对于多区域的表，利用 PowerQuery，我们可以按照多种形式进行合并，下面我介绍的做法是按照每一行的的方式，进行合并。

接下来，我们进行表格转换处理。

第一步：将行转 List

利用 Table.ToList，将表中的每一行形成 List。

Table.ToList：将表按行方向形成 List

=Table.ToList表,each _)将表中的每一行形成列表，each _ 可以对每一行进行进一步操作。

以下图为例，公式返回的结果中，列表中的每一行，就是表中每行所对应的数据。

第二步：移除每一行中的 null 值

List.RemoveNulls：移除列表中的 null

=List.RemoveNulls列表) 将列表中的 null 值删除掉

第三步：拆分每一个 list

我们可以看到每一个 List 之间，三个数据为一组。

所以我们直接利用 List.Split 函数将数据进行拆分处理。

List.Split：列表拆分

= List.Split列表,每次拆几个)

Split 是分开的意思，List.Split 的意思就是将列表按照每 N 个拆开，形成单独的 List。

第四步：转表

将每个 List 按行进行转表，这里我们用 Table.FromRows 函数（也可以用 Table.FromList）。

Table.FromRows：将 list 形成的列表转换为行方向的表。

=Table.FromRows(list 形成的列表，转换为表对应的字段)若第二参数未写，默认的表标题为 Column1，Columns2……

那我们需要的表标题，可以怎么样获取呢？

获取标题行，我们可以先用 Table.ColumnNames 获取标题的 List，然后 List.FirstN 取前三个标题。

Table.ColumnNames：获取表中的标题

=Table.ColumnNames表)可以获取表中的所有标题，返回一个 List

List.FirstN：获取列表中的前 N 个

=List.FirstN列表,前 N 个)

我们将写好的标题函数贴在，Table.FromRows 函数的第二参数上，此时就已经完成拆分后的转换，最后进行表合并即可。

第五步：合并

最后利用 Table.Combine 进行合并，到这里就完成了。

= Table.Combine(     Table.ToList筛选的行,                  each Table.FromRows(List.Split(List.RemoveNulls(_),3),                                      List.FirstN(Table.ColumnNames(源),3))))

Table.Combine：将列表中的多个 Table 表进行合并

= Table.Combine多个 Table 形成的 List)

将处理好的数据上传到表。

2、延伸拓展

上面讲的是按照每一行进行转换合并，那么按照每一列进行合并，这应该怎么做？

其实跟前面也是一样的思路，只不过使用的函数稍微有点变化。

如下图：

❶ 将表中每一列转换列表 (Table.ToColumns)，

❷ 移除 null 值 (List.Select)，

❸ 每 3 列进行拆分（List.Split），

❹ 列表循环 (List.Transform)，按列转表 (Table.FromColumns)，

❺ 最后合并 (Table.Combine)

= Table.Combine(   List.Transform(      List.Split(          List.Select(Table.ToColumns筛选的行),                      each _{0}<>null),      3),   each Table.FromColumns_,List.FirstN(Table.ColumnNames(源),3))))

3、写在最后

本文讲解的是，将间隔相同的多区域表，进行数据合并。

手动复制粘贴的做法可以是可以，但是数据更改后，无法自动更新。

利用 Office365 中新出的 Vstack 函数，我们可以将多个区域直接进行竖直方向的拼接。但是由于版本限制，大多数人是没有这个函数的。

数据整理，最常用的利器就是 PowerQuery。利用它，基础的界面操作就可以完成很多整理工作，但是稍微复杂一点点的，就得需要一丢丢 M 函数。

对于没有 M 函数基础的小伙伴，本文可能看得有点吃力，但是如果我们的数据规范的话，其实也并不需要搞这些。

所以大家平时最好规范一下数据的记录，这样就可以减少很多不必要的工作啦٩(๑・̀ω・́๑)۶。

本文来自微信公众号：秋叶 Excel （ID：excel100），作者：小爽，编辑：竺兰

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