第二期 | 分享 3 个实用的 PPT 图表制作小技巧

你是否遇到过，做 PPT 时里面有一大堆数据图表，处理起来慌了神，纠结该不该用自带的图表样式，是否要抛弃图表自动更新的便捷性...

是否遇到过，既有文字又有表格的 PPT，整个页面被塞得满满当当，根本不知道该如何优化？

亦或者在优化的时候，不知道数据该如何突出，要用什么样式去做？

要做好一份带有数据图表的 PPT，上面这些情景都是你必须直面的。

今天，我就围绕这三点展开，分享几个 PPT 图表制作的小技巧。

01. 数据图表

首先，来看下 PPT 中内置有多少种图表类型，一共有 16 种：

常用的，只有柱形图、折线图、饼图和条形图，而最容易出错的，也是这几个。

很容易出现以下这些错误用法：

① 销售占比类数据，用柱状图；

② 销售增速类数据，用饼图。

正确的用法应该是：

① 突出展示数据占比的时候，适合饼图；

② 突出展示数据变化的情况，适合条形图；

③ 突出数据的涨幅变化情况，适合柱状图；

④ 突出数据分布的波动情况，适合折线图。

当然，这些并不是绝对的，目的先行，先确定使用图表的目的，再选择适合的图表。

来看一张图：

图中数据的占比很明显，而且在颜色上还用了较为明亮的黄色强调突出。

再来看一张图：

该图的数据占比同样很明显，但在显示了百分比的同时，还给出了具体数据，相对更直观明了。

不知道大家发现没，它们有个共同点：线条引导同方向的数据，排版都是对齐的，段落间距也是相同的。

这就是我们常说的一点小细节，新手刚学的时候非常容易忽视了。

在实际的案例应用中，还可以换个方式来做。

以下面这个页面为例，内容是应用下载规模的占比，数据非常多：

这里的数据有两个层级，一级数据是实用工具... 其他这些，二级数据对应的是右侧的部分。

“其他”的数据占比最多，可以先将这部分的数据用表格强调突出：

根据数据的大小从上至下排列。

此时觉得表格还不够直观，我们可以进一步将其优化成条形图：

接下来，带大家看一些 PPT 图表的灵感图：

02. 表格排版

表格，在商务类 PPT 页面中出现的频率很高，虽然制作时不容易出错，但也有一些小点需要注意。

PPT 中插入表格，默认的样式差不多是下面这样的，里面填充了多种颜色：

这些颜色会影响表格中文字的辨识性，增加观众的阅读压力，我们在修改时需要去掉这些多余的元素。

来看一张很简约的表格：

没有复杂的背景填充，也没有那么多的线条框框去束缚，阅读起来很顺畅，几乎没什么阅读压力。

因此，表格制作的要点之一：弱化除文字外的其他非必要元素，使文字内容更加清晰，降低阅读压力。

本文最开始提到，页面中文字内容很多，还有表格，该怎么做？

实际上，文字内容超多的情况下，只需要将基础的对齐与统一做好，使整体看起来不乱即可：

即使只做好最基本的排版整齐，也能超越大部分人，至少在工作中会变成别人眼中的高手。

再来看两页表格页面：

注意观察，有个很有意思的现象，左侧第一列的内容都是左对齐，而右侧的几列却都是居中对齐。

为什么这样做呢？不应该使用统一的对齐方式么？

这主要和文本的长度有关，第一列的文本长度相差过大时，居中对齐的话参差过于明显，不好看，左对齐则有明显的边界感，可以使图表看起来更加规整。

那么表格的对齐方式可不可以统一呢？

当然也是可以的，比如下面这个案例，第一列的字数一致，完全可以统一用居中对齐：

可以用蓝色色块突出强调某组数据，再加上动画，效果就更加明显了：

再来看一张另类表格页：

将一张完整的表格拆成三列，用不同样式的平行四边形层叠、组合，显示不同胜场的具体情况，同时丰富了表格的层次感。

上述就是表格页的一些制作要点与技巧，接下来，一起看数据排版相关的技巧。

03. 数据排版

数据的强调突出，在很多 PPT 页面中都能看到，通常会给数据换个字体，并将它们放大显示。

比如这张图：

数据比文字内容大很多，还用了渐变色突出强调。

需要注意的是，在表达数据不止 2400 时，通常会在数据后面添加加号，这个加号的字号通常比数据的字号要小一些，加号的位置也不一定是居中的。

另外，上面这组数据并没有加千位符，阅读起来有一定的难度，还可以进一步优化。

例如下面这个案例，就是加了千位符的，瞟一眼就知道具体数据是多少：

此外，在添加千位符时，还需要注意全角和半角的问题：

以搜狗输入法为例，我们可以在输入法的设置界面中设置默认的输入状态，其他输入法的设置也大同小异：

还有一点，以往我们教大家突出数据，都会建议将千、万等单位展开，比如将 1K 展示为 1000，这样看起来数据量很大，很震撼。

然而实际使用中，需要根据需求随机应变，并不是数据中的 0 越多越好看。

除了只有数据的情况，更多的，是大量文字与数据的结合，这在行业报告类的页面中很常见：

在不影响正常阅读的情况下，适当调整数据大小，可以将数据当成图形或图示来用，增加页面的图版率，看起来更加美观。

不过上图的数据中还加了图标装饰，这在国外的报告中比较常见，但中文排版中反而不多见。

另外，还有一点要注意，从内容中提取数据，不要将内容拆得太细，这样会让页面看起来很散乱。

最后，再来看一些数据排版的灵感图：

04. 文末总结

数据图表：挑选合适的图表类型，目的先行，事半功倍。

表格排版：去除多余的装饰，灵活对齐，适当突出重点。

数据排版：放大数据字号，改色强调突出，优化小细节。

以上，就是今天分享的全部内容，希望对大家有所帮助，我们下期再见~

本文来自微信公众号：自律的音律 （ID：yinlvPPT），作者：Junmeng

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