很长的 Excel 表格，怎么打印在一页纸上

原文标题：《长长长长长的表格，怎么打印在一页纸上？其实很简单！》

小伙伴，大家好呀，我是农夫，专治疑难杂「数」的农夫~

在日常办公中，我们经常需要将 Excel 里整理好的数据打印出来。

但是，看似一个简单的打印，在实际操作的时候，我们却总会遇到各种各样的问题~

比如：

如何将工作表中的同一类别数据打印在一张表上？

如何将横跨两面的工作表放在一页上进行打印？

如何按自己的需要分页打印？

如何每一页打印出来都有相同的标题？

.....

今天，我就带领大家，对 Excel 中常见的打印功能来个大盘点，帮助小伙伴们解决在日常工作遇到中的打印难题~

1、将数据打印在一页上

使用频率：★★★★★

操作难度：★

这里其实有两种方法处理~

▋第一种，鼠标移动，选择范围

选中【视图】选项卡中的【分页预览】；

这个时候将鼠标放到虚线上，变成双向箭头时，直接拖动到合适位置即可~

▋第二种，页面设置，调整页宽高

❶ 点击【页面布局】选项卡里【页面设置】右下方的小三角。

❷ 在弹出的【页面设置】窗口中点击【页面】，选择【缩放】栏中的【调整为】，宽高填写 1 即可~

2、添加打印区域

使用频率：★★★★★

操作难度：★★

在工作中，我们经常会遇到这种情况：

已经设置好了打印区域，但是临时需要增加数据表中的另一部分数据进行打印。

难道需要重新设置么？并不用。

在 Excel 中有 1 项功能，可以在不删除已设置打印区域的情况下，增加打印区域。

操作步骤：

❶ 选中需要打印的区域，点击【页面布局】选项卡中的【打印区域】-【设置打印区域】；

❷ 点击【视图】选项卡中的【分页预览】，选中需要增加打印的区域，右击鼠标选择【添加到打印区域】即可。

动图走一波~

对了，如果表格中的数据太少的话，比如这样的：

你可以进入【页面设置】，点击【页边距】，居中方式中勾选【水平】和【垂直】。

这样打印出来的数据就在页面中心了，排版也就更美观啦~

3、数据分页打印

使用频率：★★★★★

操作难度：★★★

工作中，我们经常遇到这种情况：几张表格放在同一个工作表中，需要我们将每个表格单独打印到一张纸上。

比如：下图这四张表格，我们需要分别打印到四页纸上，这要怎么处理呢？

这时候我们就用到了「分页打印」的功能了~

「分页打印」十分简单，为了方便各位小伙伴看得更加直观，我们先将页面改为【分页预览】模式。

❶ 先点击【视图】选项卡中的【分页预览】，进入分页预览模式~

❷ 选中相应的列或行，点击【页面布局】选项卡中的【分隔符】，选择【插入分页符】，这样就像切西瓜一样，将工作表分成了相应数量的页面~

❸ 按快捷键【Ctrl+P】，单击【打印】，就可以将它们分别打印在单独的纸上啦~

4、分类分页打印

使用频率：★★★★★

操作难度：★★★★★

还是之前那个案例，我们要将同一城市的数据打印在一页纸上。

来看操作步骤：

❶ 点击【数据】选项卡中的【分类汇总】~

❷ 在分类汇总页面，填写：

【分类字段】：城市名

【汇总方式】：求和

【选定汇总项】：城市名

选项使用默认的就可以。但是一定要勾选【每组数据分页】，这可以在不同城市之间自动插入分页符，省去了手动插入的麻烦。

❸ 选中除 A 列和 B 列之外的任意一列，使用【F5】快捷键调出定位条件页面，选择【空值】-【确定】，然后右键，选择删除【整行】。

❹ 将汇总列删除，再「分页打印」就可以了~

敲黑板：

如果想要每页都有标题行，则需要点击【页面布局】选项卡中的【打印标题】；

然后将【页面设置】里的【顶端标题行】，设置为需要打印的标题行，最后点击【确定】即可。

5、打印页眉页脚

使用频率：★★★

操作难度：★★★

在实际工作中，如果想在每一个打印页加上公司名称或 Logo 及页数怎么办？

这个时候就需要用到 Excel 中的页眉页脚功能了~

▋固定格式

❶ 在【页面布局】选项卡中点击右下角按扭，即可进入页面设置页面~

❷ 选择【页眉 / 页脚】，可以直接在【页眉或页脚】的下拉箭头中选择已设置好的格式；

▋自定义格式

Excel 中不仅提供了固定格式的页眉页脚，还可以让用户自定义格式~

❶ 返回上面的【页面设置】窗口，点击【自定义页眉 / 页脚】设置信息。

❷ 以自定义页脚设置为例，根据你的需要，在页脚的左部、中部和右部，可以插入页码、日期、文件信息、表格和图片等~

同时，比对 Word 中的一些功能也可以在页面设置页面设置【奇偶不同】、【首页不同】等~

6、打印所有工作表

使用频率：★★★

操作难度：★

实际工作中，我们经常需要将一个工作簿中的所有工作表打印出来。

难道是要一个一个点击每个工作表，然后打印？当然不用~

使用快捷键【Ctrl+P】进入 Excel 中的打印页面，在设置中将【打印活动工作表】改为【打印整个工作簿】，这样就 OK 了~

是不是炒鸡简单！以后可千万别一个个打印了~

7、不打印错误值

使用频率：★★

操作难度：★

现在，我们已经能够应对日常工作中大部分打印需求了。

但是，工作中也可能会遇到：打印的表格里存在因公式计算产生的错误值，而这些错误值却不适合打印在纸上，难道我们只能先将它删除，然后再打印？

当然不用了，Excel 可以轻松应对，不打印错误值~

❶ 进入【页面设置】，在弹出的窗口中点击【工作表】~

❷ 找到打印栏中的【错误单元格显示为】，选择你想要的「错误单元格的显示方式」，比如我这里选择【<空白>】，那么打印出来的错误值单元格就是空白的了~

你学会了吗？

8、打印批注

使用频率：★★

操作难度：★

除了工作表中存在的错误值，有些数据表也会存在批注，那么，有没有办法打印出数据表中的所有批注呢？

这个当然有！

我们同样在页面设置中的工作表页面，找到打印栏中的【批示和注释】，选择你想要批注出现的地方，比如我们选择【工作表末尾】。

那么在打印出来的数据中，就会多一页来显示批注所在的单元格、添加批注的人、批注内容和日期~

9、其它

使用频率：★

操作难度：★

用 Excel 打印数据表还有些偶尔才会用用到的情况，比如在工作中，数据表中的底纹和颜色无法显示，这时我们需要在【页面设置】中，勾选打印栏中的【单色打印】即可~

而想要在打印出来的数据表里显示网格线，则需要在【页面设置】中，勾选【打印】栏中的【网格线】~

以上就是我们在日常工作中比较常用的打印功能了，小伙伴们都会了吗？

在 Excel 中，我们处理和打印相关的设置，主要在【页面布局】选项卡和【页面设置】中。

所以，大家以后打印遇到什么问题，可以先到这两个地方来看下哦~

Excel 中的小技巧可远远不止我今天介绍的这些。

比如，厉害的 Excel 高手，只用一个快捷键就能更高效地处理数据，让你的工作事半功倍~

当你在工作中接到紧急的任务，来不及处理数据怎么办？

如果你 Get 了 Excel 思维方法，即便是只用一个快捷键【Ctrl+E】，也能快速搞定数据👇

本文来自微信公众号：秋叶 Excel （ID：excel100），作者：农夫

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