Excel 快速处理不规范数据的案例分析

大家好，我是明镜在心。

对于大部分职场人来说，天天和表格打交道是一件很稀松平常的事情。

经常做各种各样的统计分析报表，也能理解。

不过，在做这些报表的时候，如果有一个规范的数据源，不论是对于自己还是对于他人，会更加方便。

这可不是我瞎说的，有实例为证。

上面这个表格是一位小伙伴昨天发来的，他的需求是将左边记录的数据汇总整理成右边的表格样式。

这样的记录看上去还是挺有规律的，总销量 = 销量 + 销量 3 + 销量 5。

会函数的小伙伴们，应该会想到用 SUMIF 函数吧。

可以简单的用 3 个 SUMIF 相加，从而得出结果。

完整公式：

=SUMIF(A:A,H2,B:B)+SUMIF(C:C,H2,D:D)+SUMIF(E:E,H2,F:F)

当然，也可以用错位引用的方法，使用一个 SUMIF 或者 SUM 函数等也可以搞定。

但是按左边格式来记录原始数据，随着年月的增加，后期统计分析数据也会愈加繁琐。

如果我们把左边的表格整理成下图这个样子呢？

就是将其做成标准的流水账的样子，然后我们就可以通过数据透视表做成各种各样、从不同角度进行统计分析的报表了。

如何将不规范的原始记录做成上面流水账的格式呢？（这种格式就是我们通常所说的一维表格数据。）

今天我就跟大家分享下珍藏已久的小妙招吧~

PS.该做法没有版本限制。

1、操作步骤

▋STEP01 插入新列

选中 A 列，按住【Ctrl】键之后，依次选中 C 列和 E 列。

然后点击鼠标右键-【插入】新列。

▋STEP02 将月份填充到新增加的列中

选中 A3:G8 数据区域，按【F5】调出定位对话框中的【定位条件】，并选中其中的【空值】，之后在编辑栏中输入「=E$1」，最后按【Ctrl+Enter】，批量填充月份数据。

PS.上图中操作时，活动单元格在【D3】，实际情况也许不一样，小伙伴们要适当变通。

另外，为什么要对行号进行绝对引用呢？

很简单，是为了在向下填充的时候，让其行号保持不变。向左右填充的时候，列号保持相对引用。

▋STEP03 使用等于号（=）将数据连接在同列中

在 A9 单元格中，输入「=D3」，然后向右复制拖动至 F9 单元格，再向下复制拖动到最后一行全部出现 0 值的时候为止。

这样我们就把 3 个月的数据整合到同列中了。

▋STEP04 整理复制所需数据

在 A2 单元格输入月份，并在第二行筛选掉其中为 0 的值，留下有数据的部分，最后复制到新表中即可。

好了，这样就把数据整理完了。

剩下的，我们通过数据透视表点点鼠标就能轻轻松松完成汇总啦！

当然，上面的问题用 SUMIF 也可以搞定，但是使用一维表的好处在于，可以利用数据透视表进行多维度的分析。

比如：

我们还可以按月进行总销量的汇总，只需要将【月份】字段拖动到【行】区域里面就可以了。

如果想按占比统计每月的销量也非常方便。

只要单击鼠标右键，选择【值显示方式】-【总计的百分比】。

然后就可以显示出每个月的销量占比了！

相比使用函数公式来进行统计，数透的方法方便的不止一丢丢吧！

2、知识扩展

上面的技巧，也可以用在其他方面。

比如：在很多情况下，还有一种常见的格式，是下面这种表格记录形式。

就是我们俗称的二维表格。这种表格只适合做数据汇总，不适合作为数据源来存储。

通常需要将其转换为如下的一维表格。

那怎么转换呢？

其实操作方法跟上面介绍的差不多，看一遍差不多就能理解了。

操作步骤如下：

▋STEP01 插入新行

先选中 B 列，然后按住【Ctrl】键，之后依次选中 C 列和 D 列，点击鼠标右键插入新列。

▋STEP02 将月份填充到空单元格中

选中 B2：F7 单元格区域，按【F5】调出定位对话框中的定位条件，定位【空值】。

然后在编辑栏中输入公式「=C$1」，最后按【Ctrl+Enter】，成功批量填充各自的月份。

剩下的步骤跟上面的操作基本相同。

在【B8】单元格输入公式「=D2」，向右并向下拖拉复制即可。

最后复制【A】列的姓名，到下面的空白处即可。

3、写在最后

今天我们介绍了将不规范数据源整理为规范的一维表格的技巧。

利用到了很多小知识点：

❶ 定位数据

❷ 批量填充公式

❸ 等号的特殊用法

还介绍了利用数据透视表可以进行多种汇总统计。

掌握了今天的数据整理方法，在以后的工作中处理不规范数据源，将会得心应手！

本文来自微信公众号：秋叶 Excel （ID：excel100），作者：明镜在心

广告声明：文内含有的对外跳转链接（包括不限于超链接、二维码、口令等形式），用于传递更多信息，节省甄选时间，结果仅供参考，IT之家所有文章均包含本声明。