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Excel 拆分文本的 3 个大招,让你办公效率飞起

2022-12-21 13:19秋叶Excel(小爽)1评

原文标题:《不要眨眼!拆分文本的 3 个大招,让你效率飞起!》

Hello,大家好,我是在研究如何拆分文本的小爽~

前几天我在网上无意中看到这样的问题:

简单整理一下,这位同学大概需要做成这样的效果:

这个问题,其实就是要拆分同类项

以人员购课情况表(左表)为例,现在我们需要将左表,整理成右表的形式,方便后续统计。

这该怎么做呢?

下面就跟着我一起来看看吧~

本文将介绍 3 种根据分隔符拆分文本,并整理成清单式表格的做法:

❶ 常规分列做法 —— 分列并整理表格;

❷ Powerquery 法 —— 拆分隔符;

❸ 插件法 —— 方方格子 / E 灵。

接下来,我们就继续来看看具体的做法~

常规分列做法

一说到分列,我相信,只要接触过 Excel 的小伙伴,基本上都知道这个神奇的功能,因为它太好用了!!

这次的分列做法虽然简单,但是,操作过程比较繁琐。

接下来会有 N 个步骤,请你一定要耐下心来慢慢看!提前做个心理准备!

其中涉及到的知识点有:分列、相对引用、选择性粘贴、查找替换等。

废话不多说,我们来看看它的操作步骤。

❶ 分列 —— 拆分分隔符。

选中 B 列,点击【数据】选项卡下的【分列】功能,此时出现文本分列向导,选择分隔符号,下一步,其他分隔符为「、」,完成!

该操作的主要目的,是将文本通过分隔符进行拆分。

多列转一列。

此时文本虽然已经拆分好了,但还是处于多列的形式。

所以我们需要将多列转换为一列。

这里就需要用到一个等号「=」。

进一步整理表格。

B 列已经由多列转为一列了,不过现在 B 列还是处于公式的形式。

这里我们需要利用「选择性粘贴」将公式转为值,然后将多余的部分删除。

① 填充姓名列:

② 将公式转为数值-清除其余部分:

③ 查找 0 值(快捷键:Ctrl+F),【Ctrl+A】全选,右键删除行:

到这里,表格就整理好啦~

现在你已经顺利地学会常规分列做法啦!

分列法,不难,但是有些繁琐;

而且不能实时更新,添加数据后,还需要将上述的步骤重新操作一遍。

关于实时更新,小伙伴们一定会想到 Powerquery(PQ),下面我们就来看看 PQ 法吧!

Powerquery 法

前面我们是用分列做好了,其实在 PQ 中也有一个分列。

PQ 中的分列功能更多,而且实力更强!

比如说,它可以按照多个任意分隔符进行拆分,还可以按照指定位置拆分等等,这些功能是传统的分列功能所不能比的。

前面我们用了 N 个步骤完成了,对吧?

如果用 PQ,只需要三步!

下面我们来看看具体操作。

❶ 导入表格到 PQ 编辑器中。

选中表格区域,点击【数据】选项卡下的【自表格 / 区域】,确定。

❷ 拆分列-拆分隔符。

选中购买的课程那一列,点击【转换】选项卡下的【拆分列】-【拆分隔符】。

点击【高级选项】,拆分为【行】,引导符为无,点击确定。

此时表格就做好啦~

后面就是上传到表的操作~

❸ 上传到表。

选择【主页】- 关闭并上载至 -【仅创建链接】-确定:

右键表 2(刚刚的链接表) ,选择加载到-表-现有工作表,此时整理后的表格就出现啦~

❹ 实时更新。

如果原表的数据有修改,我们在新表格上右键刷新一下就好啦:

虽然 PQ 能够实时更新、操作也简单;但好多小伙伴由于版本问题用不了,或者自己可以用,同事却不行……

这就要说到插件法啦!

插件法

这里用到的插件是方方格子 / E 灵,先来看方方格子的操作~

❶ 点击【方方格子】选项卡-点击【合并转换】-【排列组合】:

❷ 点击【拆分组合】-区域选中 A1:B6,选项分隔符为「/」:

❸ 点击确定,此时会出现一个新的工作簿,有一个拆分结果的工作表,表格就转换好啦~

还有E 灵插件也可以进行拆分,而且 E 灵可以将结果放在同一个表中,步骤更是一次到位:

选择【E 灵】选项卡-点击【选区转换工具】-【拆分到多行】,对哪一列执行拆分选择【B】列,分隔符选择【、】:

速度超快,效率真是杠杠的~

不过方方格子可以指定多个连续不同的分隔符进行拆分,这一点比 E 灵方法更为灵活!

遇到实际问题时,我们可以灵活选择合适的方法。

最后,总结一下,本文介绍了 3 种拆分文本,并整理成清单表格的方法:

❶ 常规分列做法 —— 操作繁琐,涉及一些简单的基础操作;

❷ PQ 做法 —— 能够实时更新,一劳永逸;

❸ 插件做法 —— 方方格子 / E 灵,简单高效。

本文来自微信公众号:秋叶 Excel (ID:excel100),作者:小爽,编辑:竺兰

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