学会这个自动提醒的方法，让同事填信息，再也不用唠唠叨叨无数次！

「嘟…… 嘟…… 嘟…… 您所拨打的号码是空号，请核对后再拨」。

what？怎么回事？

抬头一看，原来是表格里的电话号码登记错了。

实际上，这种事情并不少见。

我们在收集某些信息的时候，经常会遇到错填少填多填的，比如手机号、身份证号等，甚至性别这一项都会出问题

：

该怎么避免上述情况的发生呢？

有个很简单却实用的方法 —— 数据验证（Office 2013 之前的版本又叫数据有效性）。

1、数据验证是什么

数据验证，是用来限制数据类型或用户输入单元格的值。

选中工作表的一个区域，在【数据】选项卡下找到【数据工具】并打开【数据验证】窗口。

就能够配置该区域限制输入的条件，输入前就出现的提示信息，出错后弹出的警告信息，以及当前输入位置用的输入法模式。

输入法模式这个比较好理解，后面就不展开说了，具体还是说说前 3 种功能~

2、输入前自动提醒

当选中已经设置过【输入信息】的单元格时，就会在旁边自动显示提示框。

选中其他单元格，这个提示框就不会出现，也不会影响阅读体验。

❶ 选中需要设置的区域，鼠标点击【数据】选项卡-【数据工具】-【数据验证】。

❷ 在弹出的「数据验证」窗口中，鼠标单击【输入信息】。

❸ 分别在「标题」和「输入信息」下面的对话框中输入提示信息，不限于期望或要求其他用户输入的内容形式、规范要求等。（感觉有点像 PPT 里的备注诶🙊）

❹ 最后单击【确定】。

并检查下有没有设置成功。

选中单元格时会有提示信息，说明操作没问题。

3、输入后自动报警

当你输入不符合要求的信息，Excel 就会自动跳出报警弹窗，并要求你重新输入。

不过，如果想实现这个功能，那必须提前【设置】好验证条件。

以我刚刚提到的身份证号位数举例。

身份证号必须是 18 位数字，不论是多一位、还是少一位，都不行。

所以我们可以限制这一项输入的「文本长度」为 18。

❶ 选择需要设置的表格区域，打开【数据验证】窗口，一眼就能看到我们需要进行操作的界面。

❷ 【允许】「文本长度」「等于」「18」。

单击【确定】，「验证条件」这里就设置好了。

接下来，是【出错警告】。

打开【出错警告】的窗口，勾选「输入无效数据时显示出错警告」，【样式】选择「停止」，填写好「标题」和「错误信息」。

最后别忘了单击【确定】。

这样，D2:D11 区域的报警提醒就做好了。

你学会了吗？

对了，悄悄提醒一下，【出错警告】的「样式」，除了刚刚用到的「停止」，还有「警告」和「信息」。

它们的功能都大同小异，有兴趣的话你可以动手操作感受一下~

4、限制输入的条件

看到这里，可能你会好奇，为什么我又要把这一项单独拉出来说一遍呢？

因为通过它，可以分别对日期、时间、文本等类型实行丰富的数据录入限制功能。

比如上面提到的限制「文本长度」为 18。

而且，结合「序列」功能，还可以创建下拉列表，这是数据验证最常见的用法之一。

将一些数据设置成下拉列表，不仅能够提高录入效率，还能有效限制数据填写范围，确保规范一致。

看下效果图：

上图展示的是 Excel 里的一级下拉列表，经过深入的设置，我们还可以创建二级下拉列表、三级下拉列表、搜索式下拉列表……

5、写在最后

今天讲的「限制输入」功能有一个大的 BUG，那就是它只对手工输入的数据有效，对已经输入的、复制粘贴过来的数据无效。

换句话说，它并不能完全防止某些人「胡作非为」。

如果你有其他方法，欢迎留言交流！

如果想要验证已经输入的数据是否符合验证条件，可以使用这个功能 ——【圈释无效数据】。

最后总结一下 ↓

每天学点 Excel，工作效率 up~up~

本文来自微信公众号：秋叶 Excel （ID：excel100），作者：竺兰，编辑：雅梨子、竺兰

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