Excel 批量填充空白单元格隐藏技巧分享

我们在平时的工作中，很多情况下需要从系统里面导出 Excel 表格数据，然后进行进一步的数据分析。

然而，有时导出的数据并不符合我们的需求，这就要对它们进行再处理。

如下图所示：

其中前四列中的日期和凭证号等只在第一行有显示，其他行却省略掉了。

这样，无论是使用透视表，还是函数来进行下一步的统计分析，都是做不到的。

因此，我们第一步需要将这些空白单元格填充上内容。

操作步骤：

在大部分情况下，我们可以使用【定位】功能（按【F5】键-【定位条件】来批量定位空白单元格。

以便进行填充上一行的操作。

但是，有时定位空值会返回错误提示：【未找到单元格。】

这是怎么回事呢？

那是因为从系统里面导出来的数据，虽然看上去是空白，但实际上却是有内容的。大部分情况下是空文本。

单元格里面的空文本跟空白单元格一样，用眼睛是无法区分的。

该怎么办呢？

1、地址栏的妙用

①  选中区域中的任一单元格，并且点击【数据】选项卡-【筛选】。

②  点击【A1】单元格中的筛选按钮，并把其中的（空白）筛选出来。

结果如下图：

这样就可以把所有的空白单元格都筛选出来了，以便进行后面的填充操作。

③  选中这些空白单元格，并且将单元格格式设置为【常规】。

因为这些从系统里面导出来的空白单元格有可能是文本格式。

④ 选中任一空白单元格，然后去查看下【地址栏】中显示的单元格地址。

比如这里显示的是【A3】，那么我们就在当前单元格里面输入「=A2」即可。

也就是当前单元格所在的上一个单元格地址引用。

这时就可以向右向下拖动单元格右下角的【复制填充柄】来填充单元格内容了。

如下图：

最后取消筛选之后的结果：

完美解决问题。

当然如果你想从下面开始复制填充也可以，比如选中【A10】单元格，并在单元格中输入「=A9」

最后，向右向上拖动复制也是可以的。

2、知识扩展

利用地址栏，我们可以轻松搞定批量填充，除此之外，它还有很多其他的用处。

今天我们再来介绍两个常用的功能。

▋定义名称

地址栏里面也可以用来定义名称。因此也被称为是【名称框】。

比如我们选中上图中的金额数据，然后在地址栏中输入【金额】这个名称，并且按下回车键。

如下图：

这时，这个【金额】这个名称就代表了【G2:G10】这个单元格区域了。

从下拉选项中就可以看到这个定义的名称。

定义的名称可以给函数使用，也可以用于透视表或者图表等，用处非常多。

如果我们需要更改或者删除这个名称的话，在【公式】选项卡里的【名称管理器】中操作下就可以。

▋快速定位选定单元格

有时我们的数据非常多，少到几百行、几千行，多到甚至是几万、几十万行。

如图这里有一千多行数据，

此时，我们想筛选其中一个凭证号，比如记-0500 号，并查看其相关联的凭证内容。

点击【D1】单元格上面的筛选按钮，然后筛选记-0500 号凭证。

这时选中【D1124】这个单元格，把它变成活动单元格。

最后取消筛选，结果会是下面这样：

原来选中的单元格不知道跑到哪里去了。

这时不要去点击任何单元格，只要在【地址栏】中点击下鼠标，并且按下回车键。

刚才那个被选中的活动单元格就会闪现在屏幕中了。

此时就可以查看上下相关联的凭证内容了。还是挺方便的吧！

3、写在最后

今天，我们分享了地址栏的 3 个妙用。

❶ 批量填充空白单元格

此种方法不管是对真空单元格还是假空单元格，都能适用。

❷ 快速定义名称

是用于图表、函数、数据验证等的好帮手。

❸ 快速定位选定单元格

此操作非常适合大数据背景下，取消筛选数据之后，快速查找相关单元格的记录。

本文来自微信公众号：秋叶 Excel （ID：excel100），作者：明镜在心

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